Voorkom cashflowproblemen: maak van debiteurenbeheer een prioriteit
- vanessa23679
- 5 mei
- 4 minuten om te lezen
Als ondernemer wil je vooral doen waar je goed in bent: klanten helpen, mooie producten leveren of waardevolle diensten aanbieden. Er is echter een belangrijk aspect dat je nooit uit het oog mag verliezen: financieel management. Het maakt immers mee het verschil tussen groei of stilstand, rust of stress, winst of verlies. Het is dan ook geen kwestie van “af en toe de cijfers bekijken”, maar van continu inzicht hebben in je financiële situatie.
In deze blog gaan we in op een specifiek onderdeel dat hierbij een cruciale rol speelt, namelijk de opvolging van achterstallige betalingen.
“De stille killer”
Achterstallige betalingen zijn funest voor je cashflow, en daarmee voor je bedrijfscontinuïteit. Het op de lange baan schuiven van debiteurenmanagement kan ernstige gevolgen hebben en zelfs een winstgevend bedrijf kan in de problemen komen als er structurele betalingsachterstanden zijn. Denk hierbij aan:
Liquiditeitsproblemen > Je kunt je eigen rekeningen niet meer betalen of noodzakelijke investeringen niet doen.
Verstoorde klantrelaties > Onprofessionele opvolging kan leiden tot conflicten of verlies van klanten.
Hogere kosten > Denk aan incassobureaus die ingeschakeld moeten worden, renteverlies of zelfs juridische kosten.
Het risico dat het bedrag uiteindelijk helemaal niet meer betaald wordt.
In het ergste geval een faillissement, een doemscenario voor iedere ondernemer.
Maak van debiteurenbeheer een prioriteit
Het actief en professioneel beheren van je debiteuren is dus een absolute must. Zet het dan ook niet ergens achteraan op je lange takenlijst, maar maak er een absolute prioriteit van. Hoe pak je dit nu aan en vooral hoe kun je achterstallige betalingen op de lange termijn tot het minimum beperken? Hieronder gaan we daar verder op in. Sommige tips zijn voor de hand liggend, maar vaak blijkt dat ondernemers ze toch uit het oog verliezen door tijdsgebrek en het onderschatten van het belang ervan.
Goede afspraken, goede relaties
Begin bij de basis en vermeld in je offertes, opdrachtbevestigingen en facturen duidelijk de betalingstermijn en -voorwaarden. Blijft een betaling toch uit en betaalt je klant normaal gezien op tijd? Bel de klant dan zelf even op voordat er een schriftelijke herinnering wordt verstuurd. Vaak kom je dan snel te weten wat er speelt, zonder dat je klant direct een onpersoonlijke herinnering krijgt. Je behoudt zo een goede relatie met je klant met als fijne bijkomstigheid dat deze wellicht meer aandacht zal hebben voor zijn toekomstige betalingen aan jou. Een sterke relatie zorgt bovendien voor wederzijds begrip en maakt het makkelijker om betalingsproblemen bespreekbaar te maken en samen tot een oplossing te komen.
Het belang van structuur
Plan wekelijks of tweewekelijks een moment in om je openstaande facturen te controleren en waar nodig direct op te volgen. Stel hiervoor een interne procedure op en leg hierin duidelijk vast wie wat doet bij een openstaande factuur: van herinnering tot telefoontje en van controle van ontvangen betalingen tot een eventuele incasso. Zo werk je efficiënt en consistent.
Voorkomen is beter dan genezen
Werk met aanbetalingen voor grotere opdrachten of nieuwe klanten, zodat je grote financiële risico´s tot het minimum beperkt. Classificeer bestaande klanten op betaalgedrag door te analyseren wie altijd op tijd betaalt en wie niet. Voor klanten die structureel te laat betalen, kun je overwegen om strengere voorwaarden te hanteren, zoals kortere termijnen of een vooruitbetaling.
Kordate opvolging
Stuur tijdig een eerste herinnering. Een vriendelijke herinnering één of twee dagen na de vervaldatum werkt vaak effectiever dan pas weken later contact opnemen. Komt je klant gemaakte beloftes niet na, neem dan direct na de deadline opnieuw contact op en communiceer duidelijk over consequenties, zoals aanmaningskosten of interesten.
Houd alle communicatie steeds vriendelijk, maar kordaat: je wilt immers een goede relatie met je klanten behouden, maar bent geen bank. Toon dus een zekere mate van begrip, maar wees duidelijk over afspraken en verwachtingen.
Schakel de juiste hulp in
Gebruik een boekhoudsysteem met herinneringsfunctie. Automatische herinneringen verminderen de kans dat jij of klanten betalingen uit het oog verliezen. Vertrouw echter niet volledig op de werking van dit systeem, maar houd de vinger aan de pols en bel klanten waar nodig zelf ook steeds even op.
Zelf (even) geen tijd om klanten te bellen en betalingen op te volgen? Overweeg dan eens om een freelancer in te huren. Deze werkt wellicht aan een lager uurloon dan jijzelf en zorgt er ondertussen voor dat het geld waar je recht op hebt op jouw bankrekening terecht komt.
Als herinneringen niets uithalen, schakel dan tijdig een incassobureau of juridisch adviseur in. Wacht hier niet te lang mee: hoe ouder de vordering en hoe groter de extra kosten, hoe kleiner de kans op betaling.
Tot slot: cijfers zijn je kompas voor financiële gezondheid
Financieel management is de motor van elke gezonde organisatie. Zonder goede financiële planning en controle wordt zelfs het beste idee een risico. Het opvolgen van achterstallige betalingen verdient hierbij de nodige aandacht. Niet alleen om je cashflow gezond te houden en te kunnen investeren, maar ook om professioneel over te komen naar je klanten, stakeholders en prospects. Zorg er dus voor dat je je cijfers regelmatig bekijkt en waar nodig direct bijstuurt. Je bedrijf zal je dankbaar zijn!
Onze tips:
Zet je betaaltermijn niet in kleine letters onderaan, maar duidelijk zichtbaar op je factuur en andere documenten.
Plan wekelijks een moment in om je openstaande facturen te controleren.
Stuur tijdig herinneringen en volg gemaakte afspraken nauwgezet op.
Houd alle communicatie steeds vriendelijk, maar tegelijk professioneel en kordaat.
Bied verschillende betaalmethoden aan en maak betalen zo eenvoudig mogelijk.
Beloon klanten die snel betalen. Een kleine korting of een extraatje voor snelle betalers is een goede motivatie.
Als herinneringen en afspraken niets uithalen, schakel dan tijdig een incassobureau of juridisch adviseur in. Hoe ouder de vordering, hoe kleiner de kans op betaling.
Opmerkingen